Dokumentace oddílu - klubu

Co vše by měla obsahovat dokumentace oddílu nebo klubu? Pokud to nevíte, poradí vám školící středisko ICOK. Článek je převzat ze skripta, na které jsme vám před časem přinesli recenzi.

     1. Základní povinná dokumentace
     Základní povinná dokumentace obsahuje nejnutnější dokumenty, v kterých jsou základní informace o členech oddílu, které musí mít vedoucí při ruce a údaje, které musí být schopen poskytnout organizaci.
     Zápisník vedoucího by měl obsahovat všechny základní údaje o všech členech oddílu (klubu). Mezi tyto údaje patří jméno a příjmení, datum narození, popř. též rodné číslo, adresa, spojení na alespoň jednoho rodiče, telefon domů, zdravotní omezení, škola a třída, do které člen chodí a u členů starších 15 let číslo občanského průkazu. Toto jsou nezbytné údaje, které má vedoucí vědět o všech členech oddílu. Pochopitelně si může tyto informace doplnit dle vlastního zájmu třeba o oddílové bodování, přezdívky, jednotlivé oddílové zkoušky, jsou-li v oddílu zavedeny apod.
     Plán činnosti je dalším důležitým dokumentem oddílu, který by měl vedoucí vyplňovat dvojmo, jednou pro sebe a jednou pro organizaci. Ta potom na základě plánů jednotlivých oddílů sestavuje plán celé organizace. Plánování má několikerý význam. Zaprvé vnáší do naší činnosti jistý systém a za druhé plánované akce jsou pojištěny.
     Plán se vyhotovuje roční (rámcový) a měsíční. Účelem měsíčního plánu je zpřesnit plán roční. V ročním plánu plánujeme do jednotlivých měsíců, neuvádíme tedy konkrétní data akcí, i když u větších akcí je mnohdy už dopředu víme. V měsíčním plánu už plánujeme přesněji.
     Mezi oddílem a základní organizací byl měl existovat určitý kontakt, aby zástupci organizace měli přehled o tom, jak oddíl pracuje. K tomu slouží měsíční hlášení, které vždy na konci měsíce (nebo na začátku měsíce následujícího) předá vedoucí pověřenému pracovníkovi a s nimiž by se výbor měl na svých schůzích seznámit. Do tohoto hlášení uvádíme, co jsme z měsíčního plánu splnili, náplň výletů a schůzek, ale i členy, kteří z oddílu odešli a požadavky na zapůjčení materiálu či jiné požadavky vůči výboru základní organizace. Ideálním řešením může být měsíční hlášení, kde nahlásíme akce a schůzky, které proběhly i s jejich náplní a současně naplánujeme akce na měsíc příští (zpravidla postačí do plánu uvádět pouze výlety).
     Přihlášky do organizace jsou dalším dokumentem. Tyto přihlášky odevzdává vedoucí spolu s příspěvky pověřenému pracovníkovi základní organizace, nejčastěji hospodářovi nebo pokladníkovi. V organizaci zpravidla slouží jako kartotéka členů základní organizace.
     Přihlášky do oddílu (klubu) jsou dokladem oddílu (klubu). Zpravidla si je ponechává vedoucí oddílu (patron klubu). Záleží na něm, zda si je zavede, ale je to vhodné. Pomocí této přihlášky může získat veškeré informace o dítěti, včetně zdravotních omezení, jejichž znalost nelze podceňovat. Na této přihlášce je i podpis rodičů, čímž máme jistou kontrolu správnosti uvedených údajů a i souhlas rodičů se vstupem do konkrétně našeho oddílu základní organizace. Mnohému připadá, že je zbytečné mít přihlášky dvě - do organizace a do oddílu, ale uvědomme si,že i když dost údajů je společných, přece jenom na přihlášce do oddílu potřebujeme údajů víc.
     Vzhledem k tomu, že všechny organizace mají právní subjektivitu, je na nich, jak si tuto dokumentaci zorganizují. Zde uvedené řešení je z metodického hlediska ideální. Pochopitelně ale záleží na základní organizaci, jak si tuto situaci sama vyřeší. Řešením je také to, že si vedoucí opíše údaje z přihlášky do základní organizace a potom přihlášku odevzdá a zbylé údaje, že si zjistí třeba ústním dotazem od dětí nebo na schůzce s rodiči. Rovněž některé organizace třeba nemusí mít přihlášky do organizace, protože žádné jednotné vydané nebyly. Pak mohou tuto situaci řešit třeba tím, že požadují od vedoucího nahlásit údaje pro kartotéku a předepíšou vedoucímu oddílovou přihlášku jako povinnou. V každém případě by totiž dítě mělo odevzdat alespoň jednu přihlášku s podpisem rodičů.
     Sami ale vidíte, že zavedením jediné přihlášky přiděláváte sami sobě více práce. Oddílová přihláška je nejjednodušší způsob jak získat potřebné údaje o členovi a přihláška do organizace, je-li vhodně udělaná, může současně sloužit jako lístek do kartotéky členů, takže tyto údaje už nemusí nikdo dál přepisovat.

     2. Nepovinná dokumentace
     Nepovinná dokumentace je tzv. neformální dokumentace, která na první pohled ani dokumentaci nepřipomíná. Sem patří například kronika, která je potom hezkou vzpomínkou. Kronika ovšem nejlépe dokumentuje činnost oddílu, dá se z ní vyčíst mnohé. Podobně oddílový časopis je také dokumentací oddílu. Když si prolistujeme několik čísel, hned si uděláme představu o tom, jaký oddíl vlastně je. A do této skupiny dokumentace patří i nástěnka.
     Všechny tyto formy dokumentace jsou současně uměleckým dílem a na jejich tvorbě by se měli podílet členové oddílu.
Kroniku je možno mít vázanou nebo na volných listech. Vázaná kronika je zpravidla hezčí, ale má své nevýhody oproti kronice na volných listech. U té je možnost vyměňovat listy, které se nepovedly. Dále, pokud potřebujeme doplnit větší množství chybějících zápisů a bude-li je dopisovat víc členů oddílu, můžeme jim rozdat listy kroniky současně a kronika nemusí mezi nimi kolovat.
     Je tedy na vedoucím aby spolu s dětmi v oddíle zvážili, jakou formu kroniky si zvolí. Jistým kompromisem je třeba použít jako kroniku velký kroužkový blok. Listy v něm můžeme mít pohromadě a dají se i vyjímat.